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采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防范

 

受到內(nèi)外部環(huán)境不可控因素的影響,作為企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)作起點(diǎn)的采購(gòu)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)中都存在不同程度的風(fēng)險(xiǎn)。分析企業(yè)采購(gòu)過程，有針對(duì)性地的做好風(fēng)險(xiǎn)防范工作，是企業(yè)采購(gòu)工作的重中之重。

采購(gòu)活動(dòng)是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)作的起點(diǎn)，是企業(yè)降低成本、增加利潤(rùn)的重要環(huán)節(jié)。受到內(nèi)外部環(huán)境不可控因素的影響，采購(gòu)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)中都存在不同程度的風(fēng)險(xiǎn)。如果不對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)加以深入研究和控制，企業(yè)采購(gòu)過程中就非常容易滋生“暗箱操作”、以權(quán)謀私、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣等腐敗現(xiàn)象，同時(shí)也容易出現(xiàn)積壓浪費(fèi)，更有甚者還可能出現(xiàn)包括質(zhì)量問題、交付不及時(shí)、增加成本、上當(dāng)受騙等情況。因此采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防范是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重中之重。

 

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)與業(yè)務(wù)流程

 

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

“采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)”是指企業(yè)在采購(gòu)過程中出現(xiàn)的采購(gòu)員“暗箱操作”、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣等腐敗現(xiàn)象，或者出現(xiàn)采購(gòu)物品積壓浪費(fèi)、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、交付不及時(shí)等各種意外情況，導(dǎo)致采購(gòu)的實(shí)際結(jié)果與企業(yè)預(yù)期目標(biāo)相偏離的程度和此偏離程度給企業(yè)帶來?yè)p失的可能性。

 

采購(gòu)業(yè)務(wù)流程

采購(gòu)作為企業(yè)供應(yīng)鏈管理過程中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，其主要是指企業(yè)在一定的條件下，將市場(chǎng)上的某類產(chǎn)品或服務(wù)購(gòu)買回來作為企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的資源，以此來保證企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一項(xiàng)活動(dòng)。

采購(gòu)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程較多，因此風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率也比較大。

 

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別

通過分析采購(gòu)流程圖，將采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行分解，針對(duì)不同的業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)，分析不同風(fēng)險(xiǎn)情況，將采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)區(qū)分為業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及管理風(fēng)險(xiǎn)兩大類。

一、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

1、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：由政府政策的變化等外因?qū)е碌氖袌?chǎng)需求等方面的變化，導(dǎo)致采購(gòu)活動(dòng)無法及時(shí)調(diào)整；

2、計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)：在指定采購(gòu)計(jì)劃的過程中，由于采購(gòu)人員對(duì)市場(chǎng)的分析不到位、對(duì)所要進(jìn)行的采購(gòu)項(xiàng)目管理不科學(xué)等內(nèi)部原因， 導(dǎo)致采購(gòu)活動(dòng)與企業(yè)的采購(gòu)目標(biāo)發(fā)生了較大的偏離；

3、合同風(fēng)險(xiǎn)：雙方在擬定合同的過程中合同條款模糊不清，盲目簽約；或是合同的簽訂違反法律規(guī)定，例如采購(gòu)人員利用職務(wù)之便，收受賄賂，私自泄露企業(yè)的招標(biāo)信息；

4、意外風(fēng)險(xiǎn)：由于供應(yīng)商合同在實(shí)際履行過程中不按照協(xié)議，中途偏離預(yù)定的目標(biāo)，在很大程度上給企業(yè)帶來意想不到的風(fēng)險(xiǎn)；

5、違約風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商在交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等方面違反合同，給企業(yè)帶來?yè)p失；

6、采購(gòu)價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)：在制定合同條款時(shí)對(duì)采購(gòu)價(jià)格的約定較模糊，最終交貨時(shí)產(chǎn)生價(jià)格爭(zhēng)議；

7、商業(yè)發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)：由于供應(yīng)商開具的商業(yè)發(fā)票性質(zhì)及金額有誤，可能會(huì)給企業(yè)造成無法入賬審批等風(fēng)險(xiǎn)；

8、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：在質(zhì)量上參差不齊、濫竽充數(shù)，在貨物的規(guī)格上不按企業(yè)規(guī)定私自調(diào)整等，使所供應(yīng)的貨物無法滿足企業(yè)生產(chǎn)要求；

9、數(shù)量風(fēng)險(xiǎn)：由于供應(yīng)商為企業(yè)提供的貨物在數(shù)量上缺斤短兩，不能滿足企業(yè)所需數(shù)量，使企業(yè)面臨停產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)；

10、滯銷風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)的過程中，對(duì)市場(chǎng)的預(yù)估有誤，導(dǎo)致盲目采購(gòu)，最終造成產(chǎn)品貶值滯銷；

11、脫銷風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)物品的數(shù)量不能滿足生產(chǎn)部門的實(shí)際需要，不能做到及時(shí)供應(yīng)，導(dǎo)致實(shí)際的生產(chǎn)不得不中斷；

12、贈(zèng)品到貨風(fēng)險(xiǎn)：由于供應(yīng)商承諾給企業(yè)的附贈(zèng)品不能及時(shí)到貨，導(dǎo)致企業(yè)的一系列營(yíng)銷活動(dòng)不能順利開展，錯(cuò)過商機(jī)；

13、庫(kù)存成本風(fēng)險(xiǎn)：由于采購(gòu)過程中沒有按照經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)批量來進(jìn)行采購(gòu)，導(dǎo)致采購(gòu)物品的數(shù)量遠(yuǎn)大于目前所需，造成庫(kù)存成本的大大增加；

二、管理風(fēng)險(xiǎn)

1、責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)：企業(yè)在招聘、培訓(xùn)采購(gòu)人員的過程中，首先對(duì)應(yīng)聘人員的基本信息未能切實(shí)把好關(guān)，對(duì)其能力的測(cè)試等環(huán)節(jié)也沒有做到深入細(xì)致，導(dǎo)致招聘到企業(yè)中來的采購(gòu)員本身素質(zhì)、能力等各方面良莠不齊，為企業(yè)帶來法律及業(yè)務(wù)方面的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)；

2、腐敗風(fēng)險(xiǎn)：在員工的培訓(xùn)環(huán)節(jié)也沒有著重強(qiáng)調(diào)采購(gòu)人員應(yīng)該具備的各項(xiàng)素質(zhì)及應(yīng)該遵守的紀(jì)律，給企業(yè)的營(yíng)運(yùn)帶來腐敗風(fēng)險(xiǎn)。

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與以上十五種采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)之后，要開展的就是采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估，根據(jù)國(guó)內(nèi)比較流行的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)來為十五種采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)分，將對(duì)風(fēng)險(xiǎn)威脅程度高、對(duì)公司發(fā)展危害性大、對(duì)策的可操作性較低的定為典型性采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，并進(jìn)行細(xì)致研究，如表1所示。

 

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)ABC分類

 

將以上識(shí)別出的十五種潛在采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別評(píng)分表中的分?jǐn)?shù)，從高到低來進(jìn)行排序，然后按照各種采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)所得分?jǐn)?shù)在整體上所占的比例來進(jìn)行ABC分類，確定出風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別，如表2所示。

A級(jí)風(fēng)險(xiǎn)：如果這種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，可能會(huì)給企業(yè)造成70%-80%的損失；

B級(jí)風(fēng)險(xiǎn)：如果這種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，可能會(huì)給企業(yè)造成10%-20%的損失；

C級(jí)風(fēng)險(xiǎn)：如果這種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，可能會(huì)給企業(yè)造成0-10%的損失。

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)分析

 

根據(jù)ABC分類的方法將潛在采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)劃分為三個(gè)級(jí)別，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的原因，再細(xì)致分析這三個(gè)級(jí)別的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司經(jīng)濟(jì)、生產(chǎn)、信譽(yù)等方面的影響。按照這種方法來劃分風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重性，如表3所示。

 

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防范措施

 

    根據(jù)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)重性的劃分以及針對(duì)不同風(fēng)險(xiǎn)采取的不同的應(yīng)對(duì)措施，使采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)劃分和應(yīng)對(duì)策略都有了系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，接下來的章節(jié)主要將對(duì)評(píng)估過后的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行以下分類：（1）按照采購(gòu)流程的環(huán)節(jié)分類，即在供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)合同的制定、招投標(biāo)流程等環(huán)節(jié)都可能產(chǎn)生什么樣的風(fēng)險(xiǎn)。（2）按照采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理方法分類，與各種類型的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行一一匹配，進(jìn)行有針對(duì)性的管理。

    前面已經(jīng)過篩選與等級(jí)的設(shè)定，現(xiàn)從采購(gòu)過程中可能發(fā)生的所有風(fēng)險(xiǎn)中選出八大類較為典型的風(fēng)險(xiǎn)來進(jìn)行系統(tǒng)研究，分別為：市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)、自然意外風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、數(shù)量風(fēng)險(xiǎn)、原材料及產(chǎn)成品等物品的庫(kù)存成本風(fēng)險(xiǎn)和采購(gòu)人員自身的腐敗風(fēng)險(xiǎn)。現(xiàn)就這八類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，并給出與之相匹配的應(yīng)對(duì)措施

 

采購(gòu)企業(yè)應(yīng)系統(tǒng)分析本企業(yè)采購(gòu)過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，采取有針對(duì)性的方法及策略，有效降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生率，使企業(yè)能夠順利進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)，為企業(yè)節(jié)省各項(xiàng)成本、提高采購(gòu)效率。